Minggu, 27 Maret 2016

ETS MPPL F (Studi Kasus E-Surat SKPD Pemerintah Kota/Kabupaten)

Artikel berikut merupakan Evaluasi Tengah Semester untuk matakuliah Manajemen Proyek Perangkat Lunak, Kelas F, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.

Nama : Ade Ilham Fajri
Nrp : 5113100058





________________________________________________________________________


Studi Kasus yang diberikan  :
Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.
E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS. Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media internet dan SMS (Short Message Service). Surat yang dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.

Soal :
A. Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam E-Surat.

B. Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.

C. Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

D. Jika tersedia dana 100 juta buat KAK, atau TOR dari proyek yang ditawarkan.


E. Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?


_____________________________________________________________


Jawab :
A. Modul-modul yang diperlukan :
1. Sign Up merupakan modul yang mengangani register pengguna (username, password, dan data diri)
2. Sign In merupakan modul yang menangani Log In pengguna
3. Surat Diterima merupakan modul yang menangani proses masuknya surat
4. Surat Kelaur merupakan modul yang menangani proses pengiriman surat
5. Kotak Surat Masuk merupakan modul yang menangani manajemen surat-surat yang diterima
6. Kotak Surat Keluar merupakan modul yang menangani manajemen surat-surat yang terkirim
7. Modul Cari Surat merupakan modul yang menangani pencarian surat yang diinginkan
8. Modul Manual / Help merupakan modul yang menangani fitur Help atau manual bagi pengguna


B. Gambaran Sistem


 (Diagram Konteks dari Aplikasi)


(Login Aplikasi)

(Kotak Surat Masuk)



C. Ruang Lingkup dari Proyek 

Ruang lingkup dari proyek ini adalah sebuah Aplikasi Sistem Informasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota SMS.  aplikasi Sistem Informasi ini digunakan untuk berkirim surat beserta pengelolaan surat baik masuk maupun keluar secara elektronik. Aplikasi ini terintegrasi dengan SMS, sehingga pengguna Aplikasi dapat menerima notifiaksi surat masuk melalui SMS (Short Message Service), yang bersifat opensource.


D. Kerangka Acuan Kerja (KAK) Proyek
1. Latar Belakang

     Berkirim surat sudah menjadi kebutuhan bersama bagi kehidupan saat ini. Saling bertukar kabar dan berita adalah inti dari berkirim surat. Namun saat ini berkirim surat dengan menggunakan cara konvesional (ditulis di kertas dan dikirimkan melalui pos) dianggap sudah tidak efektif dan menghabiskan banyak kertas. Teknologi fax masih kurang efisien untuk menggantikan cara konvesional yang sudah ada karena proses disposisi dari atasan ke bawahan oleh petugas yang berwenang. Sehingga diperlukan sebuah aplikasi opensource yang dapat digunakan oleh masyarakat umum dalam berkirim surat. Aplikasi ini harus bisa menangani pengelolaan pengiriman surat serta pemberkasan surat, serta sesuai dengan user experience dari pengguna yang akan menggunakan. Untuk itu, aplikasi ini juga diintegrasikan dengan sms agar lebih mudah digunakan oleh pengguna nantinya.

2. Maksud dan Tujuan
<> Efisiensi pengelolaan surat (berkirim/menerima surat) bagi SKPD
<> Pembuatan aplikasi E-Surat untuk aplikasi surat elektronik

3. Sasaran
Tersedianya aplikasi E-Surat yang dapat menangani pengelolaan surat-menyurat bagi SKPD Kota Padang, Sumatera Barat
4. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa
Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Padang, Sumatera Barat

5. Sumber Pendanaan
APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) tahun 2016, dengan biaya sebesar Rp. 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah), dengan rincian:
Pengadaan 2 Server Slave     Rp 40.000.000,00
Pembelian DBMS Oracle       Rp 4.000.000,00
Pembelian Software aplikasi SMS gateway     Rp 2.000.000,00
Pembelian domain          Rp 1.000.000,00
Pembelian Web Server          Rp 2.000.000,00
Tenaga Ahli
Project Manager, 1 orang                    Rp 7.000.000,00
System Analyst, 2 orang                     Rp  10.000.000,00
Designer, 3 orang                                Rp 12.000.000,00
Programmer, 4 orang                           Rp 16.000.000,00
Database administrator, 3 orang          Rp 6.000.000,00

6. Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang serta Alih Pengetahuan


·         Lingkup Kegiatan :
§  Pengembangan modul-modul utama dari aplikasi E-surat berbasis opensource dan terintegrasi dengan SMS:
¨      Sign Up merupakan modul yang mengangani register pengguna (username, password, dan data diri)
¨      Sign In merupakan modul yang menangani Log In pengguna
¨      Surat Diterima merupakan modul yang menangani proses masuknya surat
¨      Surat Kelaur merupakan modul yang menangani proses pengiriman surat
¨      Kotak Surat Masuk merupakan modul yang menangani manajemen surat-surat yang diterima
¨      Kotak Surat Keluar merupakan modul yang menangani manajemen surat-surat yang terkirim
¨      Modul Cari Surat merupakan modul yang menangani pencarian surat yang diinginkan
¨      Modul Manual / Help merupakan modul yang menangani fitur Help atau manual bagi pengguna

§  Pembangunan Database yang dapat mendukung modul dikembangkan pada sub poin sebelumnya :
o    Pembangunan Struktur Database
§  Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi E-surat yang dibangun meliputi :
o    Kebutuhan Pengguna
o    Antarmuka pengguna
o    Sekuritas Database
o    Level pengguna
o    Form Kirim Surat
o    Source Code
o    User Manual Aplikasi
§  Pengadaan server dan software guna mendukung pengembangan aplikasi
·         Lokasi Kegiatan :
§  Seluruh SKPD Kota Padang
·         Data dan Fasilitas Penunjang
§  Penyediaan oleh pengguna jasa
o    Laporan dan Data
o    Data dari bentuk surat kabupaten,
o    Laporan pemberkasan surat-surat dalam bentuk dokumen (kertas)
o    Akomodasi dan Ruangan Kantor
o    Ruangan, Jaringan Lokal, Koneksi terhadap jaringan luar
o    Kebutuhan yang telah dianggarkan (Server, Software yang digunakan, dsb)
o    Staff Admin
o    1 (satu) orang pengawas
§  Penyediaan oleh penyedia jasa
o    Personal Computer atau laptop/note book
o    Dokumentasi
·         Alih Pengetahuan :
§  Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi
§  Penyedia jasa harus membuat dokumentasi lengkap yang diserahkan kepada pihak Pemerintah Daerah Kota Padang


7. Metodelogi 

Meteodologi dan Pendekatan yang digunakan dalam pembuatan aplikasi E-Surat adalah dengan cara menyebar kuisioner untuk tiap kepala bagan organisasi. Karena banyaknya bagan organisasi yang harus tercover demi mendapatkan kebutuhan yang sesuai dengan SKPD Kota Padang

8. Jangka Waktu Pelaksanaan
Jangka Waktu Pelaksanaan Kegiatan ini adalah selama 90h ari kalender, dan 3 hari kerja sebagai bentuk pelatihan terhadap end-user.

9. Kualifikasi
Kualifikasi yang diharuskan oleh penyedia jasa adalah :
1.      Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Pemerintah Daerah Kota Padang
2.      Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi sistem informasi, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi
3.      Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
4.      Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
5.      Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.
6.      Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama enam bulan sejak serah terima.
7.      Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Pemerintah Daerah Kota Padang
8.      Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Pemerintah Daerah Kota Padang
9.      Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

10. Tenaga Ahli
Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :
1.      Ketua tim (Project Manager)
Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.
2.      Sistem Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web, data base, dan aplikasi sms gateway sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
3.      Designer
Designer yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Desain Komunikasi Visual Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang desain aplikasi website, maupun aplikasi mobile sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
4.      Programmer/ Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 6 (tiga) orang.
5.      Database Administrator
Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga tahun). Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

11. Keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah
1.      Aplikasi E-Surat yang dapat  mengelola surat-menyurat antar pegawai SKPD Kota Padang yang berbasis opensource dan terintegrasi dengan SMS.
2.      Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
3.      Program dengan source code.
4.      Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
5.      Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)
6.      Instalasi aplikasi
7.      Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan
8.      Seperangkat Sistem Aplikasi yang terdiri dari Aplikasi E-Surat dan Server yang digunakan untuk aplikasi tersebut
Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.
12. Laporan
Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:
1.      Laporan pendahuluan, berisi:
a.       Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh
b.      Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya
c.       Jadwal kegiatan penyedia jasa
2.      Laporan mingguan
a.       Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi
b.      Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut
c.       Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan
3.      Laporan akhir
a.       Laporan pendahuluan
b.      Laporan mingguan
c.       Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengaembangan sistem ini


E. Organisasi Tim Proyek E-Surat :
1.      Ketua tim (Project Manager)
Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.
2.      Sistem Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web, data base, dan aplikasi sms gateway sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
3.      Designer
Designer yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Desain Komunikasi Visual Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang desain aplikasi website, maupun aplikasi mobile sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
4.      Programmer/ Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 6 (tiga) orang.
5.      Database Administrator
Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga tahun). Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.















Reaksi:

0 komentar:

Posting Komentar

Foto saya
Status : Mahasiswa Teknik Informatika